UNIDAD 5
CONSIDERACIÓN DE CANTIDAD
OBJETIVOS
-Comprender la clasificación de las compras
-Contextualizar el pronostico de las compras
CONSIDERACIÓN DE CANTIDAD
Una de las cuestiones a las que ha de darse un especial tratamiento es a la cuantía que
debe pedirse en cada pedido realizado a los proveedores de forma que el coste de
aprovisionamiento – reaprovisionamiento sea mínimo.
También un aspecto a tener en cuenta es el punto de pedido: nivel de existencias en un
almacén que indica la necesidad de proceder a realizar el pedido para el
reaprovisionamiento; teniendo en cuenta el tiempo que transcurre desde que se realiza
el pedido y la recepción del mismo, puede decirse que, salvo contingencias inesperadas,
se deberá proceder a pedir cuando las existencias en inventario (punto de pedido)
permitan cubrir sólo ese lapsus de tiempo.
En este sentido conviene establecer una simbología que ayude a expresar los diferentes
modelos de inventarios (o de renovación de ‘stocks’):
• QVolumen o lote de pedido.
• T Período de tiempo que transcurre entre pedidos.
• Q/TRitmo de agotamiento del inventario.
• SPPunto de pedido o número de unidades en almacén que permiten cubrir la
demanda en los ‘l’ días que tienen de plazo de entrega los proveedores.
• l Plazo de entrega de los proveedores.
• SS Nivel de inventario mínimo a disponer o stock de seguridad.
• SM Stock medio.
.
El Sistema Logístico agrupa las siguientes funciones, que han de ser
gestionadas de forma integrada:
• Aprovisionamiento, cuya misión es gestionar el proceso de compra y acopio de
materias primas desde los proveedores hasta el inicio de la fabricación.
• Fabricación, cuya misión es realizar las transformaciones necesarias en la
materia prima para obtener los productos terminados.
• Distribución física, que se ocupa del movimiento de los productos acabados
desde que termina el proceso de Fabricación hasta su entrega al cliente(Esta
función, propiamente comercial, está orientada hacia el mercado).
• Planificación y Control de la Producción, que, con visión logística, abarca la
planificación integrada desde los aprovisionamientos hasta la distribución física.
• Decisiones de planificación a largo plazo, que afectan a la definición de la
estructura productiva,
• Decisiones operativas, a medio y corto plazo, que contemplan la
especificación de productos, calidades, cantidades, plazos establecidos, costes
necesarios, etc.
CLASIFICACION DE MATERIALES
Los materiales son los inputs que la empresa adquiere del exterior con el fin de utilizarlos
en el proceso productivo, para la obtención del producto o la prestación del servicio.
Los materiales se pueden subdividir en:
• Materias primas. Elementos que por medio de su transformación pasan a formar
parte de los productos terminados, siendo éstos el objetivo de la empresa.
• Elementos incorporables. Son los que han sido elaborados fuera de la empresa
y han sido adquiridos para incorporarlos a las materias primas para formar el
producto.
• Materiales auxiliares. No forman parte del producto terminado pero son
necesarios para obtener el mismo.
• Materiales de consumo y de reposición. Son los destinados a la reposición y
mantenimiento.
PRONOSTICO DE ABASTIMIENTO
Los materiales son siempre necesarios para la continuidad de la función
de producción y además son almacenable.Es importante resolver el problema de los aprovisionamientos, ya que toda empresa
necesita asegurarse una corriente regular de aprovisionamientos de ciertos recursos que
precisa para el normal desarrollo de su actividad productiva y/o comercial. En este
sentido, conviene a la empresa analizar factores como quiénes pueden ser sus
potenciales proveedores, cuantía a solicitar en cada pedido, frecuencia con que deben
realizarse los pedidos y las cuestiones relativas a la ruptura de pedidos de clientes por
desabastecimiento.
Dada la importancia del aprovisionamiento de materias primas y componentes en el
proceso de producción, tanto desde el punto de vista de plazos de entrega a
cumplimentar, como del propio coste de producción, la gestión de compras está
normalmente bajo la responsabilidad del área de producción.
El coste de aprovisionamiento incluye, además del precio de compra, el transporte,
aduanas, clasificación e inspección de recepción, así como el coste financiero del capital
inmovilizado en almacenes.
La misión u objetivo de la función ó subsistema de aprovisionamiento es la de abastecer,
a partir de los proveedores de materias primas y componentes, a las líneas de
producción; o, dicho más detalladamente, obtener, mediante compra a proveedores
adecuados, en cantidad necesaria y plazo conveniente, los materiales ó productos de
calidad y precio precisos para que la empresa desarrolle sus actividades.
Así, podríamos resumir que la función de aprovisionamiento tiene como finalidad
suministrar a la empresa todos los materiales necesarios para el proceso productivo en el
momento oportuno y realizar dicha gestión con el mínimo coste.s, lo que originará unos costes.
Por lo tanto la empresa ha de tener un sistema de abastecimiento que tenga los
siguientes objetivos
:
• Asegurar la producción en cada momento, sin tener interrupciones en el proceso
productivo.
• Aprovisionamiento de los materiales imprescindibles, para reducir al mínimo los
costes de almacenaje.
• Llevar a cabo el proceso de compra considerando las diferentes solicitudes de los
proveedores.
De este modo la empresa tiene que mantener inventarios de aquellos bienes o elementos
cuya carencia obligaría a detener el proceso de producción y también de aquellos
productos o mercancías que aseguran una tasa regular de servicio a la clientela
(comercialización y prestación de servicios).
TIPOS DE INVENTARIO
• En tránsito, que no llegan a formar parte del almacén.
• Dormidos, que permanecen almacenados más de seis meses.
• Muertos, que permanecen inutilizados más de un año.
• De emergencia, para hacer frente a futuras contingencias (averías, etc.).
• Excedentes, artículos pasados de moda u obsoletos.
• Contables, derivados de los datos de contabilidad.
Se habla también del stock de seguridad, el cual es un volumen de existencias
que se mantiene, en cuantía cuasifija, para evitar trastornos en el proceso de
producción o situaciones anormales en el abastecimiento a la clientela,
provocadas por irregularidades del aprovisionamiento.
UNIDAD 6
RELACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDOR
La actividad de compras tiene como finalidad suministrar a los distintos sectores de la
empresa los materiales, máquinas y servicios necesarios para alcanzar los objetivos
previstos, en la cantidad adecuada, al mejor precio y en el plazo de entrega necesario.
De esta manera la función de compras es un eslabón entre la empresa y los proveedores,
relacionada directamente con la función financiera, ya que los inmovilizados representan
un coste, y con la función de producción, a la cual debe proveer de los materiales
necesarios.
Los factores que determinan las compras a realizar son:
• Especificaciones y características de calidad. En lo referente a materias
primas sus especificaciones suelen estar estandarizadas y basadas en la situación
en el mercado, mientras que para maquinarias y equipos en general, la compra
deberá efectuarse en colaboración con la función técnica y de producción, la cual
dará las características específicas de los materiales a adquirir. La calidad afecta
al precio y limitará el número posible de proveedores.
• Cantidades. No son lo mismo las compras ocasionales que las realizadas de
forma continua o en grandes cantidades. Suele existir además una relación precio
– cantidad, al distribuirse una serie de gastos iniciales sobre mayor número de
unidades.
Además las cantidades también pueden afectar a la elección de proveedores, ya
que algunos no podrán alcanzar esas cifras y otros, por el contrario, sólo pueden
suministrar de forma económica grandes cantidades.
• Plazos de entrega. Generalmente un pedido urgente supone precios más
elevados, al situar al proveedor en una situación más favorable en la negociación.
Por lo tanto hay que tener en cuenta hacer previsiones de compra con la mayor
anticipación posible para favorecer la agrupación de pedidos, aprovechar las
condiciones óptimas del mercado y ampliar el círculo de proveedores.
• Precio y condiciones de pago. Este es el objetivo más importante de la gestión
de compras, en el que intervienen todos los factores indicados anteriormente,
más la política de compras de la empresa.
En cuanto a la selección de proveedores, en una primera fase se evalúa la capacidad
de suministro del proveedor, mediante prueba de una muestra del producto a comprar,
se analiza su comportamiento histórico en suministros anteriores y finalmente se evalúa
su calidad técnica y sistema de calidad, utilizando las normas UNE o ISO.
Por último, en la elección definitiva del proveedor se considerarán las condiciones
económico-financieras, tales como forma de pago, descuentos, posible financiación, etc.
RELACIÓN CON EL PROVEEDOR
La función de compras está relacionada con el resto de funciones de la empresa, además
de con los proveedores. Así, la relación o elección de un proveedor ha de estar regida por
los siguientes factores de garantía y servicio que éstos ofrezcan:
• Cumplimiento de plazos establecidos.
• Cumplimiento de las calidades especificadas.
• Aceptación de pedidos críticos ocasionales
.
• Garantía en reparaciones y servicio postventa.
También existe una estrecha relación con la función financiera, ya que la
función de compras debe reducir al mínimo el inmovilizado y los costes de
almacenamiento, para contribuir al beneficio de la empresa.
Con la función jurídica ha de existir contactos para la elaboración de los contratos de
compra, así como la preparación de contratos especiales.
Con la función comercial también hay relación, ya que el estudio de mercado es
necesario para el adecuado conocimiento de las fuentes de suministro, tanto en las
distintas gamas de productos existentes, sustitutivos, nuevos, etc., como en las posibles
tendencias de precios.
La función de producción – servicios técnicos han de especificar a la función de compras
las características de los productos a adquirir, mediante la preparación de diseños,
prototipos, especificaciones, catálogos. A su vez compras suministrará al servicio técnico
los precios y costes de los suministros proyectados.
De esta manera, se considera que la compra de aprovisionamientos es la fase previa del
proceso de producción, ya que las entregas de materiales son el primer paso hasta el
producto final mediante una continuidad de operaciones. Así el cliente principal de la
función de compras es la función de producción.
UNIDAD 7
DETERMINACIÓN DE PRECIOS
Modelo de Wilson.
Es un modelo de aplicación básicamente a empresas comerciales y de carácter determinista (o incluso a empresas dotadas de una configuración estructural divisional entre cuyas divisiones funcionen los denominados precios de transferencia), es decir, no considera aspectos aleatorios incidentes en el proceso. En este modelo se trata de conjugar la necesidad de contar con los elementos necesarios para realizar la actividad comercial y la necesidad de reducir al máximo el coste de inventario.
Es decir, el modelo de Wilson es una aproximación interesante para determinar el volumen de pedido o lote óptimo que minimiza el coste de posesión y renovación del inventario.
El modelo se plantea de la siguiente forma:
• DCantidad de producto vendida o utilizada al año.
• QVolumen de pedido o lote óptimo (incógnita).
• ECostes fijos de pedido.
• AGastos variables del almacén: lo que cuesta almacenar una unidad de producto durante un año.
• D/QNúmero de pedidos formulables al año.
• PPrecio del producto a adquirir.
• iTipo de interés del capital financiero
De esta manera identificamos los siguientes componentes del coste:
• Coste de adquisición:
CA = D P
• Coste de reaprovisionamiento o renovación:
CR = E (D/Q)
• Coste de almacenamiento:
CI = A (Q/2) ó A (Q/2 + SS)
Si se tiene en cuenta el coste de oportunidad del capital financiero invertido (i) en el
inventario, es decir (P Q/2) i, el coste de almacenamiento sería:
CI = (A + P i) (Q/2)
Si se quiere considerar el stock de seguridad (SS) se añadiría, sin más, quedando:
CI = (A + P i) (Q/2 + SS)
Otro de los costes que cabe considerar es el denominado coste de ruptura de pedidos,
aunque en un modelo determinista como el aquí contemplado, tiene poco significado, al
considerarse conocidas todas las variables que intervienen en el planteamiento del
modelo.
La ruptura, es evidente, puede provocar un coste en la pérdida de un cliente y
su efecto inducido y también por deberse, en su caso, paralizar el proceso productivo.
En definitiva, el modelo de Wilson contempla los tres costes que hemos reseñado y, a
partir de ahí, mediante la aplicación del proceso matemático puede deducirse el nivel de
lote óptimo de pedido.
CT = CA + CR + CI
Aplicando el concepto de mínimo matemático a la expresión del coste total CT, se obtiene
la expresión que da la cantidad de lote óptimo, dada por:
Q = (2 E D / A + P i)1/2
El valor del inmovilizado en los almacenes, que forma parte del activo realizable de la
empresa, ha de ser suficiente para satisfacer las demandas del proceso productivo, pero
también se ha de reducir para evitar riesgos de deterioro o falta de uso por aparición de
innovaciones.
De esta manera se han de optimizar los costes, los cuales son:
• Costes de almacenamiento de materiales (incluyéndose el espacio,
instalaciones, equipo, intereses del capital inmovilizado, seguros, etc.).
• Costes de gestión (costes de reposición, gestión de compra, transporte,
recepción, etc.).
La cantidad de pedido económico será aquella que corresponde a un mínimo de los
costes totales.
Si se adquiere material en pequeñas cantidades disminuyen los costes de
almacenamiento pero aumentan los de gestión, mientras que si se adquieren cantidades
mayores ocurre lo contrario.
UNIDAD 8
ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS
En esta sección los aspectos legales de las compras son manejados por una persona que conoce leyes y constitución como seria in asesor jurídico ( abogado ) y con él deben buscarse los consejos necesarios de una accesoria para llevar acabo la compra y venta.
El primer y más importante aspecto de los contratos con el proveedor es que se debe cuidarlos documentos que se firman lo cual protege a la compañia. Otra área es conocer y poder interpretar las leyes en vigor actualmente sobre precios, negociación, tarifas, rebajas etc.Existen problemas legales que pueden presentarse entre el proveedor y el cliente y en esta categoría se dan los siguientes casos:
*Cambios de cláusulas en el contrato.
*Falsedad ó fraude.
*Contratos ilegales ó contrato nulo.
*Rechazo de los artículos despachados por la compañía.
*Infracción al derecho de patente.
*Reclamaciones por ajuste de seguro.
Estas actividades pueden en ocasiones conducir a una conducta no ética y pueden ofrecer regalos costosos como viajes o carros para sobornar las consecuciones de algunos agentes que presentan al departamento de compras de una compañía en agradecimiento recibiendo de forma privada sumas de efectivo.
